四招企業應對疫情影響的方法

近期受疫情影響,我們都盡量減少外出,少到人多的地方聚集。雖然,不少公司已實行「在家工作」方案,然而部分初創公司卻因配套不足而尚未轉型為「移動辦公室 (Mobile Office)」。疫情更為公司業務帶來不少不便,例如活動面臨取消、無法與客戶會面溝通等。

因此,以下為大家列出四招企業應對疫情影響的方法,讓我們在疫情肆虐的非常時期中,共渡難關。

  1. 「初創公司的配套不足,未能轉型為『移動辦公室』」— 免費在家工作支援

隨著疫情日趨嚴峻,很多企業都相繼推行「在家工作」的措施。奈何,一些初創公司因缺乏資源去購買手提電腦、裝配系統等,而無法達成「在家工作」的方案。

有見及此,Microsoft 推出「#EmpowerHK Work-From-Home 支援」計劃,向本地企業提供三項免費支援,幫助企業應付突如其來的衝擊。當中包括:

一、手提電腦借用

若公司因缺乏電腦而未能讓同事在家工作,您可申請「手提電腦借用計劃」,借用計劃中免費借出的Microsoft Surface 電腦。每間公司可借取最多三部電腦,以便員工在家工作,為期三個月。

二、激活視訊共同作業系統Teams 及應用支援

Microsoft 為合資格的客戶免費啟動Teams 服務及提供遙距教學,助企業實踐流動辦公室作業。透過Teams ,同事和客戶之間可保持聯絡,亦無需擔心有資料外泄的風險。

三、免費商業雲端電話服務

離開了辦公室,就無法接聽公司電話?Microsoft 在首階段會免費為 100 間企業開通雲端電話系統。每間公司最多可申請 5 組電話服務,為期 3 個月,適時解決急切的通訊問題。

注意:截止登記日期為2020 年 2 月 28 日,按此了解更多及登記

  1. 「活動要無奈取消⋯⋯」— 改用網上實時直播

籌備已久的公司宣傳活動、座談會、音樂會都因疫情被受打擊。有興趣的觀眾為避免到人多地方聚集而取消預約,活動亦相繼無奈延期。

其實,不少社交平台提供實時直播功能,例如Facebook 和 Instagram。以網上形式代替現場參與可避免疾病感染之外,網上直播還提供即時留言、分享等互動功能,某程度增加與觀眾的參與度。

The Wave 早前亦為《埋班作樂》「創作培訓工作坊」提供直播場地,當天有不少星級音樂人來到The Wave 分享音樂話題,與網上觀眾交流音樂心得。

  1. 「無法與客戶會面溝通⋯⋯」— 善用網上平台

在「在家工作」的措施實行下,雖然電郵和社交媒體,如WhatsApp群組和Skype等,已經讓我們可以時刻保持與同事和客戶聯絡,但始終面對面的溝通讓人更有親切感,同時可令人感受到對話中的語氣,減低溝通上的誤會。

最近流行使用虛假會議軟件—Zoom,在手機或電腦上一按就可以召開會議,不但看見對方的模樣,還可以在屏幕顯示相關文件或圖像,更設有白板功能,方便會議討論。透過分享連結,輕鬆就能加入同事或客戶到會議中,解決Home Office 的溝通難題。

另外,如果公司沒有設立內聯網,也可利用Dropbox或Google Drive 儲存所需文件,方便同事隨時隨地查看。遇上文件需要簽名和蓋章,我們亦可以使用Adobe Sign 或 DocuSign 等軟件,方便快捷地為文件添上電子簽名。

         

  1. 「在家工作,團隊合作的魂力漸漸減弱⋯⋯」— 創造歸屬感

在家工作期間,減少了與同事之間的互動交流,久而久之,應如何保持團隊專注工作,繼續共同進退?「歸屬感」,成為了重要的一環。

老闆可主動關心員工的健康,了解他們的口罩和清潔用品是否足夠,並給予健康上的支援。同時,慶祝活動亦可以透過視像通話如常進行,比如利用Zoom 為同事慶祝生日,或「隔空」一起吃團隊午餐,慶祝新生意達成。透過展示出對員工的關懷提升他們對公司的歸屬感,亦令他們感受到公司的共享文化,自然讓人願意在「疫」境中共同進退,這同時亦促進團隊之間的關係。

此外,缺少與同事見面機會下,團隊可商量例行會議的日子,讓員工定期報告工作進度,保持共同工作的氣氛。但注意,我們也要適時給予虛擬的Coffee Break,在正經的視像會議之間偶爾說說笑、休息一下,免得工作太過緊張。我們亦應體諒同事在家工作可能遇到的不便,可嘗試把Deadline 延遲一點,但提醒員工要保持事情有所跟進。

來源:

Lola CHETTI, Change Consultant, Leadership Coach& Managerial Coach Training Specialist @Linkedin

Work from Home 支援@EmpowerHK

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