五個改善溝通的方法

我們每日都會接觸不同的人,並需要與人溝通。對於營商的生意人,溝通更是無可避免。無論是與客戶洽談生意,抑或向員工傳遞工作指令,都需要透過溝通完成。以下有5個方法,只要運用得宜,自然能促進雙方的交流,改善溝通。

用心聆聽

要改善溝通,最重要是用心聆聽別人的說話。交談要專注在對方的說話,不應只顧自說自話,應該認真聆聽、消化對方所說的事情,從而作出適當的回應,適時提問及追問。聆聽時,更不應該插嘴、打斷別人的話語,以免讓對方感到不被尊重,影響雙方溝通。

重點先行

除了聆聽,如何表達自己的想法亦相當重要。很多人說話時長篇大論,一時講東,一時講西,讓對方摸不著邊際,難以跟隨你的思路,遑論理解說話。交談前,應該先好好組織想講的話,先將重點說出,再逐一講解,讓對方更容易跟從你的想法。另外,在一次講話中應該只覆蓋一至兩個重點,避免重點太多,對方難以消化。

眼神交流

眼睛作為「靈魂之窗」,它們在溝通上亦擔任著重要的角色。眼神交流被視為人與人交流的第一步。若果能以友善、柔和的眼神目視對方,定能留下一個良好的印象。交談時不應心不在焉地四處張望,要經常把目光投放在對方雙眼上,讓對方感覺到你在留心聆聽。不過,若果一直盯住對方雙眼,反而會讓人感到不安。要好好掌握眼神交流的時機及技巧,才有助改善溝通,否則只會弄巧反拙。

身體語言

除眼神接觸外,善用身體語言亦能有放促進人與人之間的交流。適當運用面部表情、手部動作、點頭微笑等身體語言,能讓對方更容易明白你的說話,亦表示你正聆聽。同樣地,若果過份或誇張地運用身體語言,只會讓人感到奇怪,使氣氛尷尬,反令雙方溝通變差。除此之外,溝通時亦應不時留意對方的身體語言,才能了解對方的真正想法,促進雙方溝通。

開放式問題

交談時,我們習慣向對方發問是非題、或只提供數個答案予對方選擇。事實上,有很多時候對方或有更多想法及意見想表達,但我們的提問就限制了對方的回答,令我們難以了解其真正的想法。我們在溝通時應多運用開放式問題,即沒有指定選擇及答案的問題,並善用六何法發問,即何事(What)、何人(Who)、何時(When)、何地(Where)、何解(Why)及如何(How)。這有助我們更容易明白對方的觀點,有助改善溝通。

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